Präsenzsitzungen im Kirchenvorstand sind aktuell (Stand August 2020) möglich, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen.

1. Die Sitzung ist erforderlich, es liegt also ein begründeter, notwendiger, unaufschiebbarer Ausnahmefall vor.
2. Der Teilnehmerkreis ist geschlossen, die Sitzung ist nichtöffentlich.
3. Schutzmaßnahmen sind einzuhalten.
4.  Mit Rücksicht auf Risikogruppen darf kein Mitglied zur Teilnahme genötigt werden, die Zuschaltung via Telefon oder Video muss daher möglich sein.
5. Video- und Telefonkonferenz oder ein Umlaufbeschluss sind nach Möglichkeit vorzuziehen.

Im Rundschreiben des Landeskirchenamts vom 2.6.2020 werden die Bedingungen für Präsenzsitzungen im Kirchenvorstand detailliert erläutert:

Sitzungen von Kirchenvorständen und sonstigen kirchlichen Leitungsorganen mit ehrenamtlicher Beteiligung
Zulässigkeit und Voraussetzungen notwendiger Präsenzsitzungen der Kirchenvorstände und sonstiger Leitungsorgane kirchlicher Körperschaften des öffentlichen Rechts (Gesamtkirchengemeinden, Dekanatsbezirke, ELKB) mit ehrenamtlicher Beteiligung unter den besonderen Umständen der Corona- Pandemie sind nun in der 5. Bayer. Infektionsschutzmaßnahmenverordnung vom 29. Mai 2020 (5. BayIfSMV) ausdrücklich geregelt:

(1) Präsenzsitzungen kirchlicher Leitungsorgane (z. B. Kirchenvorstand, Gesamtkirchenverwaltung, Dekanatsausschuss) unterliegen nicht dem Veranstaltungs- und Versammlungsverbot nach § 5 der 5. BayIfSMV. Gemäß § 2 Abs. 3 der 5. BayIfSMV sind Zusammenkünfte im Zusammenhang beruflicher und dienstlicher sowie ehrenamtlicher Tätigkeiten in Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts zulässig, soweit sie erforderlich sind.

(2) Präsenzsitzungen z. B. von Kirchenvorständen und Dekanatsausschüssen sollen deshalb auch weiterhin vorerst nur in besonders begründeten, unaufschiebbaren Ausnahmefällen stattfinden.
Dies folgt aus der allgemeinen Regelung, dass physische Kontakte zu anderen Menschen auf ein absolut nötiges Minimum reduziert werden müssen (§ 1 Abs. 1 der 5. BayIfSMV).
Präsenzsitzungen können deshalb nur unter folgenden Voraussetzungen stattfinden:
(a) Präsenzsitzungen setzen einen organisatorisch abgeschlossenen Teilnehmerkreis voraus. Dies bedeutet insbesondere, dass die Sitzungen ausschließlich als nicht öffentliche Sitzungen durchgeführt werden können (§ 40 Abs. 1 Satz 2 KGO); eines Beschlusses zur Nichtöffentlichkeit der Sitzungen bedarf es aufgrund der staatlichen Vorgabe nicht.
(b) Die Präsenzsitzung muss notwendig sein, d. h. die zu behandelnden Angelegenheiten sind unaufschiebbar.
(c) Die vom Robert-Koch-Institut empfohlenen Schutzmaßnahmen, insbesondere der Abstandsregelungen, sind konsequent einzuhalten.
(d) Im Übrigen darf sich niemand insbesondere aus den Risiko-Gruppen zu einer persönlichen Teilnahme genötigt sehen. Vielmehr ist die Möglichkeit vorzusehen, dass sich einzelne Mitglieder zu den Sitzungen elektronisch zuschalten können.

(3) Unabhängig davon empfehlen wir, auch weiterhin Kirchenvorstands- und sonstige Gremiensitzungen – anstelle von Präsenzsitzungen – möglichst als Video- bzw. Telefonkonferenzen abzuhalten. Videositzungen können ohne Zustimmung aller Organmitglieder durchgeführt werden (Näheres dazu siehe Handlungsempfehlungen im Intranet der ELKB, Sonderregelungen für Kirchenvorstandssitzungen). Außerdem verweisen wir nochmals auf die Möglichkeit des Umlaufbeschlusses nach § 43 Abs. 4 KGO, wobei hier alle Kirchenvorstandsmitglieder in jedem Einzelfall zuerst der Beschlussfassung in diesem Verfahren zugestimmt haben müssen.

(4)  Wenn ein Mitglied aus Gesundheitsgründen nicht an einer Präsenzsitzung teilnehmen und sich auch nicht elektronisch zuschalten kann, so tangiert dies die Beschlussfähigkeit nicht, sofern zuvor dieses Mitglied ordnungsgemäß gemäß § 38 Abs. 3 KGO (in der Regel mindestens 8 Tage vorher und in der Regel schriftlich) eingeladen wurde und – ohne es – mehr als die Hälfte der Mitglieder persönlich anwesend oder über Video- bzw. Telefonkonferenz zugeschaltet sind.