Ehrenamtliche Tätigkeit ist unentgeltlich. Sie ist jedoch nicht kostenlos. Die Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen bringt großen Gewinn, ihre Begleitung kann aber auch Geld kosten. Deshalb sind alle Dienststellen verpflichtet, in angemessenem Umfang Haushaltsmittel einzuplanen (vgl. § 6 EAG bzw. §8 Leitlinien Diakonie). Im Bereich Ehrenamt und Geld geht es um eine Gratwanderung: Einerseits muss Ehrenamt unentgeltlich bleiben, darf also nicht bezahlt werden. Andererseits kann es nicht sein, dass Ehrenamtliche selbst noch Geld mitbringen müssen. Die „Zeit- und Kompetenzspende“ sollte genügen. Konkret bedeutet das: Auslagenerstattung ist selbstverständlich zu gewähren, Geldzahlungen darüber hinaus sind kritisch zu prüfen.
Auslagenerstattung / Erstattung von Fortbildungskosten
Ehrenamtliche haben nach § 6 EAG / §8 Leitlinien Diakonie einen Anspruch auf Ersatz von Auslagen im Rahmen ihrer Tätigkeit und für die Teilnahme an Fortbildungen. Voraussetzung: Dies wurde vorher abgesprochen. Zu den Auslagen zählen Materialien, die für die ehrenamtliche Tätigkeit nötig sind (Bastelmaterial, Drucksachen, Bücher...), Telefon- und Portokosten, Kosten für Lebensmittel sowie Fahrtkosten. Die Erstattung der Fahrtkosten richtet sich nach dem (kirchlichen) Reisekostenrecht. Kosten für die Teilnahme an Fortbildungen sind die Teilnahmegebühr sowie ggf. Fahrt- und Übernachtungskosten und sonstige Auslagen. Welche Kosten übernommen werden und in welcher Höhe, vereinbaren Sie individuell. Dies halten Sie im Vorfeld schriftlich fest. Fortbildungskosten sind immer schriftlich zu beantragen.
Pauschale Aufwandsentschädigung
Um den Organisationsaufwand zu senken, ist es möglich eine pauschale Sachaufwandsentschädigung für regelmäßig entstehende Kosten zu gewähren. Hierbei sind Steuerfreibeträge und die oben erwähnte Gratwanderung zu beachten. In keinem Fall ist Zeitaufwand zu vergüten, denn dies entspricht einem Stundenlohn oder Honorar und widerspricht damit der Unentgeltlichkeit des Ehrenamts.
Steuerfreibeträge
Der Staat möchte das Ehrenamt stärken und hat deshalb für engagierte Personen Steuervergünstigungen vorgesehen.
Aufwandsentschädigung nach § 3 Nr. 12 EStG
Nach den Vorgaben der Finanzverwaltung können nach § 3 Nr. 12 EStG bei ehrenamtlicher Tätigkeiten ein Drittel einer gewährten Aufwandsentschädigung, mind. aber 200 Euro im Monat steuerfrei ausgezahlt werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass Sachaufwand in der pauschalierten Höhe üblicherweise bei einer solchen Tätigkeit anfällt, d. h. die Schätzung des Sachaufwandes muss realistisch sein und darf nicht zu einer verdeckte Bezahlung des vom Ehrenamtlichen erbrachten Zeitaufwandes führen.
Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG
Pro Person und Jahr können Sie 2.400 Euro steuer- und sozialabgabefrei beziehen. Voraussetzung: Nebenamtliche Tätigkeit (d. h. max. 11–13 Stunden / Woche) in Leitungsfunktion mit pädagogischer Ausrichtung, in Form von künstlerischer Tätigkeit oder Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen. Der Freibetrag bezieht sich immer auf Einnahmen im Ehrenamt, die dazu dienen, durch persönlichen Kontakt mit anderen Menschen deren geistige und körperliche Fähigkeiten zu entwickeln und zu fördern. Mit den Tätigkeiten als Übungsleiter sind folgende pädagogisch ausgerichtete Tätigkeiten vergleichbar: ehrenamtliche Sporttrainer oder Ausbilderinnen, Erzieher oder Betreuerinnen, Chorleiterinnen, Orchesterdirigenten oder Kirchenorganistinnen. Auch Lehr- und Vortragstätigkeiten im Rahmen der allgemeinen Bildung und Ausbildung (z. B. Kurse und Vorträge an Schulen und Volkshochschulen, Mütterberatung, Erste-Hilfe-Kurse, Schwimmunterricht) können in die Übungsleiterpauschale eingerechnet werden. Laut der obersten Finanzbehörde des Bundes und der Länder erfüllen Prädikanten und Prädikantinnen sowie Lektoren und Lektorinnen die Voraussetzung nicht. Es fehle der direkte pädagogisch ausgerichtete persönliche Kontakt zu einzelnen Menschen.
Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG
Pro Person und Jahr können 720 Euro steuer- und sozialabgabefrei gewährt werden. Voraussetzung: Nebenamtliche Tätigkeit (d. h. max. 11–13 Stunden / Woche), die in gemeinnützigen, mildtätigen und kirchlichen Organisationen ausgeübt wird und nicht unter die Übungsleiterpauschale fällt. Die Pauschale kann nicht in Anspruch genommen werden, wenn für die Einnahmen aus derselben Tätigkeit ganz oder teilweise eine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 12 EStG gewährt wird oder eine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 26 EStG gewährt wird oder gewährt werden könnte.
Zuwendungsbestätigung
Es besteht natürlich kein Zwang, finanzielle Mittel für die ehrenamtliche Arbeit in Anspruch zu nehmen und viele Ehrenamtliche machen dies auch nicht. Sie sollten aber wissen, dass Sie für diesen Verzicht eine Zuwendungsbestätigung (umgangssprachlich: Spendenquittung) erhalten können. Diese „Rückspende“ bzw. Aufwandsspende kann ohne Geldaustausch erfolgen, indem Sie einfach schriftlich auf die Auszahlung verzichten. Die Einrichtung / Gemeinde stellt Ihnen dafür eine Zuwendungsbestätigung aus, die Sie bei der Steuererklärung verwenden können. Die Spendensumme wirkt sich steuermindernd aus, sofern die Auszahlung steuerfrei erfolgen kann. Wichtig dabei ist, dass der Anspruch auf Aufwandsersatz im Voraus klar geregelt oder schriftlich vereinbart ist. Den Ehrenamtlichen muss es freistehen, ob sie auf den Anspruch verzichten wollen oder nicht. Die Gemeinde / Einrichtung muss wirtschaftlich in der Lage sein, den Aufwandsersatz zu leisten. Nachweise oder Aufzeichnungen über den Aufwand müssen vorliegen.
Weitere Informationen unter www.praxishilfe-ehrenamt.de/gut-zu-wissen und unter www.ehrenamt-evangelisch-engagiert.de.